Evitando algum tipo de pretexto, ontem à noite tive de resolver uma questão respectiva ao orçamento pessoal, que me roubou grande parte do tempo destinado à preparação do post das Quintas-feiras.
Neste terceiro capítulo, intitulado de "Planeie o seu tempo" a principais directrizes foram, nem de propósito, ao encontro do
post anterior sobre
Ferramentas de Organização.
Para gerir o tempo, muitos especialistas aconselham a utilização de uma agenda ou um mapa de planeamento. Como já tinha adiantado, alguns modelos apresentam-se bastante complexos, daí a preferência em manter tudo num único sítio e de acordo com as suas necessidades.
Nas agendas, o autor aconselha incluir secções para dados pessoais, notas, informação geral, despesas e mapas de estradas ou linhas dos caminhos-de-ferro (considero oportuno, este último tópico, apenas para quem viaja com regularidade).
Depois, em relação aos mapas de planeamento necessita de folhas diárias, folhas de planeamento semanal, folhas de planeamento mensal, gráfico de planeamento anual, páginas para notas e ainda páginas de listas de "para fazer".
O ideal consiste na combinação destas duas ferramentas e, se tem a tendência de realizar anotações em folhas soltas, são se esqueça de, assim que possível, registá-los no seu
notebook.
É um facto que todos possuímos tempos fixos e que são, a maior parte das vezes, inalteráveis. Registe-os e liste tudo o que necessita para os concluir. Não se esqueça de consultar as anotações (mencionadas no capítulo anterior) relativas à duração de cada actividade. Assim, consegue uma noção do tempo disponível para dedicar à lista de "para fazeres". Divida-a em três categorias de prioridade:
1. Tem de ser feito;
2. Deve ser feito;
3. Era bom que ficasse feito.
Exemplo de lista de projecto semanal. Imagem extraída do livro
Outro contributo para a desordem são os papéis. Na hora de os arquivar, pode identificá-los com alguma facilidade se os organizar em quatro pilhas:
Imediatamente;
Dentro de poucos dias;
Na próxima semana;
No próximo mês.
O planeamento do tempo permite, então, libertar espaço para as prioridades e dividir grandes tarefas em actividades mais pequenas. Além de contribuir para uma maior eficácia no trabalho, possibilita-lhe controlar o dia e responder às emergências.
